Buchungen in DATEV Rechnungswesen automatisieren?
Wiederkehrende Buchungen helfen dir dabei gewisse Buchungen in DATEV Rechnungswesen zu automatisieren. Das beste Beispiel hierfür ist die unterjährige Abgrenzung von Jahresrechnungen oder Jahresvorauszahlungen.
Nehmen wir das Beispiel einer Versicherung, dann bucht diese zum Beispiel 6.000,00 Euro am 01.03. für das ganze Jahr ab und die Tage bis zum 28.02. des darauffolgenden Jahres. Würden wir dies direkt auf das Aufwandskonto Versicherungen buchen, hätten wir einen viel zu hohem Aufwand im Monat März und müssten zusätzlich am Ende des Jahres 3/12 des Versicherungsbetrags abgrenzen.
Da wir aber das ganze Jahr versichert sind, empfiehlt es sich die Versicherung über wiederkehrenden Buchungen automatisch über die nächsten 12 Monate aufzulösen. Anschließend stimmt die betriebswirtschaftliche Auswertung, der Restbetrag in Höhe von 1.000 Euro ist im Dezember schon automatisch abgegrenzt und wird im Folgejahr automatisch aufgelöst.
Genial oder?
Wie du eine wiederkehrende Buchung anlegst, erfährst du auf Youtube oder in der nachfolgenden Anleitung.
Die Abgrenzung von Jahresvorauszahlungen, wie zum Beispiel Versicherungsbeiträge, ist am einfachsten und komfortabelsten bei der Buchung der Jahresrechnung oder Jahresvorauszahlung. Diese buchst du am besten direkt gegen aktive Rechnungsabgrenzungsposten (oder passive Rechnungsabgrenzungsposten).
Anschließend buchst du vom Rechnungsabgrenzungsposten den ersten Teil (zB 1/12 bei Jahresvorauszahlungen) auf das Aufwandskonto um. Dazu kopierst du zuerst die gemachte Buchung mit einem Rechtsklick über Buchung kopieren oder die Taste F8.
In der Buchungszeile teilst du den Umsatz durch 12 oder die Anzahl der Monate auf die der Betrag aufgeteilt werden soll. Anschließend tauscht du den Kreditor oder das Bankkonto gegen das Aufwandskonto.
Um die wiederkehrende Buchung für, zB die nächsten 11 Monate anzulegen, mache einen Rechtsklick auf die eben erstellte Buchung und wähle wiederkehrende Buchung anlegen aus (Tastenkombination: Strg + Umschalt + W).
Als erstes bearbeitest du den Intervall.
Hier definierst du das Ende der Ausführungen, damit nicht aus Versehen ein Monat zu viel abgegrenzt wird.
Hinweis: Bei einer Auflösung über 12 Monate, trägst du 11 ein, die erste Auflösung hast du ja schon gemacht.
Weitere Anwendungsszenarien für wiederkehrende Buchungen
Neben der unterjährigen Abgrenzung hat die wiederkehrende Buchungen noch eine Vielzahl an weiterer Anwendungsfälle.
So kannst du zum Beispiel kinderleicht den privaten Eigenverbrauch des geschäftlichen PKWs automatisiert erfassen.
In der Gastronomie kannst du die Privatentnahmen monatlich automatisch über wiederkehrenden Buchungen buchen lassen.
Auch wenn du keine DATEV Anlagenbuchhaltung hast, kannst du die kalkulatorischen Abschreibungen über wiederkehrenden Buchungen erzeugen.
Um einen Überblick über die Verbindlichkeiten oder Außenstände von Dauerschuldverhältnissen wie Mietverträgen zu bekommen, kannst du diese mit Hilfe der wiederkehrenden Buchungen jeden Monat als offenen Posten kreditorisch beziehungsweise debitorisch buchen. So behältst du jeder Zeit den Überblick.
Ebenso lassen sich Abschläge für Nebenkosten, Strom oder die monatlichen Finanzbuchhaltungsgebühren über die wiederkehrenden Buchungen automatisiert in der Buchhaltung berücksichtigen.
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