Der DATEV Kontoauszugsmanager ist wahrscheinlich das derzeit effektivste Werkzeug zur Automatisierung der Buchhaltung. Einmal angenommen, dass jeder Beleg in der Buchhaltung bezahlt werden muss, machen die Zahlungen allein um die 50% der Buchungssätze in der DATEV Buchhaltung aus.
Wenn du diese nicht mehr eingeben musst beziehungsweise die Kontoumsätze in DATEV Kanzlei Rechnungswesen größtenteils automatisiert verbucht werden können, dann sparst du dir an dieser Stelle eine Menge Zeit. Bis zu 50% Zeitersparnis sind hier bei der Erstellung der Buchhaltung möglich und in den meisten Fällen reicht für den Start der elektronischen Verbuchung der Bank eine Unterschrift aus.
Ist das Formular unterschrieben, muss es nur noch zur Bank gegeben werden und die Weiterleitung der Kontoumsätze an das DATEV Rechenzentrum freigeschaltet werden.
Ab dem Tag der Freischaltung kannst du anschließend Kontoumsätze über die Funktion Mandant ergänzen für die Erstellung der Buchhaltung in DATEV Rechnungswesen abrufen.
Einmal abgerufen, werden die Bankkontoumsätze in den Auswertungen unter dem Punkt Bankkontoumsätze abgelegt und sind dort jeder Zeit einsehbar. In der DATEV Buchhaltung verarbeitest du diese anschließend über Belege buchen und der Funktion Buchungsvorschläge bearbeiten, die du unten in der Buchungszeile findest.
Bei jeder Verarbeitung erstellt DATEV ein Protokoll für dich. Dieses Protokoll gibt dir Aufschluss darüber, wie viele Bankbewegungen du schon automatisiert verarbeiten kannst.
Die Kontoumsätze werden als so genannte Buchungsvorschläge verarbeitet. Buchungsvorschläge sind so etwas wie unvollständige Buchungssätze, weil Ihnen entweder das Gegenkonto fehlt oder deren Verarbeitung nochmal kontrolliert werden sollte.
Der Aufruf des ersten Buchungsvorschlags ist ganz simpel, über die Plus-Taste auf deinem Ziffernblock kannst du dir den ersten Buchungsvorschlag in die Buchungszeile holen. Sind alle Angaben korrekt, kannst du anschließend über einen erneuten Druck auf die Plus-Taste den Buchungssatz abschließen.
Drückst du nun nochmal auf die Plus-Taste holt dir DATEV Rechnungswesen den nächsten Buchungsvorschlag in die Buchungszeile.
Um besser einzuschätzen, was bei den verschiedenen Buchungsvorschlägen in DATEV Rechnungswesen zu tun ist, nutzt DATEV ein Ampel-System.
Grüne Ampel weisen auf einen vollständigen Buchungsvorschlag hin, der in der Regel ohne Bedenken direkt verbucht werden kann. Als grün werden Buchungsvorschläge immer dann gekennzeichnet, wenn DATEV Rechnungswesen im Verwendungszweck oder Kontoumsatz Kriterien findet, anhand deren die Zahlung eindeutig einer Rechnung zugeordnet werden kann. Diese Kriterien sind zum Beispiel der Rechnungsbetrag in Verbindung mit der Rechnungsnummer, Kundennummer, Name des Auftraggebers oder der IBAN.
Alternativ kann dem Programm auch über eine Lerndatei beigebracht werden, wie es einen Kontoumsatz zu verbuchen hat, auch dieser wird mit einer grünen Lampe gekennzeichnet.
Gelbe Lampen weisen auf einen Kontoumsatz hin, der geprüft werden muss. Das ist zum Beispiel der Fall, wenn zwar der Geschäftspartner erkannt wird, eine Zahlung aber keinem offenen Posten des Geschäftspartnern zugeordnet werden kann. Daneben werden auch Zahlungen unter Abzug von Skonto gelb markiert. Der Skonto-Betrag wird zwar von DATEV bis zu 3% Skonto automatisch erkannt und verbucht, der Buchungsvorschlag muss aber immer bestätigt werden.
Rote Lampen weisen daraufhin, dass es sich um einen unvollständigen Buchungsvorschlag hin. In der Regel fehlt hier das passende Gegenkonto, weil der Zahlung zum Beispiel kein offener Posten zugeordnet werden kann. Das heißt aber nicht, dass rot markierte Buchungsvorschläge immer manuell in DATEV Rechnungswesen gebucht werden müssen. Wiederkehrende Zahlungen lassen sich über die Anlage von Lerndateien ebenfalls automatisch verbuchen.
Lerndateien helfen dir dabei nach einem vorgegebenen Schema Kontoumsätze zu verbuchen. Daher könnten wir diese auch Buchungsregeln in DATEV Rechnungswesen nennen. Bei der Anlage der Lerndatei bestimmen wir den Buchungsvorschlag der erzeugt werden soll, zum Beispiel, dass die Überweisung der Miete auf das Mietkonto ohne Vorsteuerabzug gebucht werden soll.
Im nächsten Schritt bestimmen wir die notwendigen Kriterien des Kontoumsatz, der die Mietbuchung erzeugen soll. Hier können wir auf alle Angaben wie Verwendungszweck, Auftraggebername, Betrag und Buchungscode zurückgreifen. Im genannten Beispiel würden wir zum Beispiel die Bezeichnung Miete und gegebenenfalls die Adresse des Mietobjekts abfragen, wenn die Lerndatei nun diese Angaben im Kontoumsatz findet, erzeugt es den vorher festgelegten Buchungsvorschlag.
Damit wären alle Mietzahlungen für dieses Objekt ab sofort automatisiert.
Bei der Abbuchung von Versicherungsbeiträgen ist zum Beispiel die Versicherungs- oder Vertragsnummer bei der eindeutigen Zuordnung sehr hilfreich.
Die Zahlung der Steuervorauszahlungen lassen sich zum Beispiel über den Steuersachverhalt und die Steuernummer zuordnen. Leider buchen die Finanzämter mehrere Steuerarten mit einer Abbuchung ab. Daher funktionieren hier die Lerndateien hin und wieder nicht richtig.
Die Abrechnung der Bankgebühren der Hausbank lassen sich, falls es keine Angaben im Verwendungszweck, sehr gut über den Buchungscode erkennen und automatisieren.
Und so gibt es für jegliche wiederkehrende Abbuchungen den ein oder anderen Trick, um einen sicheren und korrekten Buchungsvorschlag zu erzeugen.
Den ganzen Prozess der Anlage von Lerndateien in DATEV Rechnungswesen siehst du hier im Video.
Was hast du jetzt zu tun? Falls du noch keinen DATEV Kontoauszugsmanager nutzt, dann hole dir sofort die Unterschrift, um zukünftig 50% deiner Buchhaltung zu automatisieren. Wie das geht, erfährst du in diesem Video.
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