In diesem Artikel möchte ich dir die Mutter aller DATEV Schnittstellen, das DATEV-Format ein wenig näher bringen. Anschließend wirst du in der Lage sein Buchungen im DATEV-Format problemlos zu erkennen und in DATEV Rechnungswesen zu importieren.
Was ist überhaupt das DATEV-Format?
Buchungssätze und Buchungsinformationen können über eine Vielzahl von Wegen in DATEV Rechnungswesen importiert werden. Der prominenteste Weg ist wahrscheinlich der Import über die Stapelverarbeitung in DATEV Rechnungswesen.
Damit DATEV Rechnungswesen aber Daten über die Stapelverarbeitung einlesen kann, müssen diese zwingend im DATEV-Format vorliegen.
Jetzt stellst du dir sicherlich die Fragen, wie erkenne ich eine Datei im DATEV-Format?
Erst einmal beginnt der Dateiname mit EXTF und der Dateityp ist .csv
Daneben verfügt er über eine vorgegebene Spaltenstruktur sowie eine Kopfzeile die wichtige Informationen für den Import bereithält, wie den Buchungsmonat, den Ersteller der Datei oder den Beginn des Wirtschaftsjahres.
Wie kann ich Daten im DATEV-Format importieren?
Der Import des DATEV-Format erfolgt anschließend über die Stapelverarbeitung.
Über die Angaben in der Kopfzeile weiß DATEV Rechnungswesen in welchem Monat, mit welcher Bezeichnung es den Stapel anlegen soll.
Daneben wird aber auch der Sachkontenrahmen und die Sachkontenlänge übermittelt. Letztere ist entscheidend, damit das DATEV Programm weiß, ob es die Konten in den Buchungszeilen verlängern muss, falls in DATEV Rechnungswesen eine höhere Sachkontenlänge als in der Datei im DATEV-Format eingestellt ist.
Es sind keine Nacharbeiten mehr notwendig.
Falls DATEV den Import des DATEV-Formats doch ablehnen sollte, weil zum Beispiel die Beraternummer oder Mandantennummer in der Kopfzeile von der in DATEV Rechnungswesen abweicht, kann diese direkt in DATEV Rechnungswesen geändert werden.
Die komplette Schritt-für-Schritt-Anleitung findest du auf meinem YouTube-Kanal.
Welche Daten kann ich im DATEV-Format importieren?
Neben Buchungssätzen können auch andere Daten über die Stapelverarbeitung und das DATEV-Format importiert werden, wie:
- Kreditoren-, Debitorenstammdaten
- Sachkontenbeschriftungen
- Zahlungsbedingungen
- Lerndateien
- wiederkehrende Buchungen
Für jeden der oben genannten Datensätze gibt es in DATEV wieder eine eigene Reihenfolge der Spalte in der Import-Datei. Am einfachsten findest du diese heraus, wenn du die oben genannten Daten einfach einmal im DATEV-Format exportierst.
Was unterscheidet das DATEV-Format von anderen Schnittstellen?
Das DATEV-Format ist besonders gut geeignet die verschiedensten Buchungssätze zu importieren. Hier gibt es seitens DATEV keine Grenzen, offene Posten, Zahlungsbuchungen, automatische Abgrenzungen über wiederkehrende Buchungen über die DATEV Schnittstelle zu importieren.
Daneben lassen sich auch verschiedenste Stammdaten und individuelle Kontobezeichnungen über das DATEV-Format importieren. Diese Möglichkeit bieten leider viele der anderen DATEV Schnittstellen nicht und das wiederum macht das DATEV-Format fast einzigartig.
Durch die Zuordnung über die Kopfzeile geht der Import der Daten über die Stapelverarbeitung besonders leicht von der Hand. Besser sind nur die REST API Schnittstellen der DATEV, dazu findest du in zukünftigen Artikeln mehr.
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